Ein Wachbuch führt die Ereignisse eines Objekts chronologisch mit. Übliche Einträge sind Dienstantritt und Dienstende jeder Wachperson, durchgeführte Streifengänge mit Uhrzeit, kontrollierte Punkte, Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln, Alarmmeldungen und deren Bearbeitung, Fremdfirmen und Besucher auf dem Gelände sowie besondere Vorkommnisse wie offene Türen, Wasserschäden oder Auseinandersetzungen. Dazu kommt die Übergabe an die Folgeschicht mit den offenen Punkten. Jeder Eintrag trägt Datum, Uhrzeit und die Kennung der Person, die ihn gemacht hat. Erfasst werden auch Negativmeldungen, also der ausdrückliche Vermerk, dass eine Runde ohne Befund verlaufen ist.
Eine Vorschrift, die ausdrücklich ein Wachbuch fordert, existiert im deutschen Gewerberecht nicht. Verbindlich sind die Buchführungspflichten aus § 21 BewachV: Für jeden Bewachungsvertrag sind Name und Anschrift des Auftraggebers, Inhalt und Art des Auftrags sowie der Tag des Vertragsabschlusses aufzuzeichnen, dazu Angaben zu den Wachpersonen, ihre Belehrungen über Ausweis- und Kennzeichnungspflicht und die Überlassung von Schusswaffen. Diese Aufzeichnungen und die in § 21 Absatz 3 BewachV genannten Belege, darunter die Dienstanweisung nach § 17 BewachV, sind in den Geschäftsräumen bis zum Schluss des dritten auf ihre Entstehung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Für Verträge und Personalunterlagen laufen die drei Jahre ab dem Ende des Vertrags oder des Beschäftigungsverhältnisses. Verstöße sind nach § 22 BewachV in Verbindung mit § 144 Absatz 2 Nummer 1b GewO Ordnungswidrigkeiten und können mit einer Geldbuße bis zu 3.000 Euro geahndet werden (Stand: September 2026).
Eine Formvorschrift für das Wachbuch gibt es nicht. Zulässig sind das gebundene Buch am Objekt ebenso wie eine App auf dem Diensthandy oder ein Webportal. Die Anforderungen legt der Auftraggeber im Bewachungsvertrag und in der Dienstanweisung fest; zertifizierte Betriebe und öffentliche Auftraggeber orientieren sich zusätzlich an DIN 77200-1, die unter anderem dokumentierte Abläufe und ein geregeltes Melde- und Berichtswesen fordert. Beim Papierbuch zählen fortlaufende Seitennummerierung, dokumentenechter Stift und der Verzicht auf Korrekturmittel; ein Fehler wird durchgestrichen und neu geschrieben.
Ein Wachbuch enthält personenbezogene Daten: Namen und Dienstzeiten der eigenen Mitarbeiter, dazu Angaben über Besucher, Beschäftigte des Auftraggebers oder Personen, die bei einem Vorfall angetroffen wurden. Es gelten die Grundsätze der DSGVO, insbesondere Datenminimierung und Speicherbegrenzung nach Art. 5 Absatz 1 Buchstabe c und e. Einträge sollten sich auf das beschränken, was für den Leistungsnachweis und die Aufklärung eines Vorfalls nötig ist; Bewertungen und Mutmaßungen über Personen gehören nicht hinein. Wer beim Auftraggeber Einsicht nehmen darf, gehört in den Vertrag. Erfasst ein digitales Wachbuch Standorte, Kontrollzeiten oder Rundenverläufe der Mitarbeiter, ist es eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig.
Wer das Wachbuch digitalisiert, sollte die Auswahl an vier Punkten festmachen. Erstens Nachvollziehbarkeit: unveränderlicher Zeitstempel beim Anlegen, vollständige Änderungshistorie mit Benutzerkennung, kein hartes Löschen einzelner Einträge. Zweitens Betriebstauglichkeit am Objekt: Erfassung ohne Mobilfunkempfang mit späterer Synchronisation, Kontrollpunkte per NFC-Tag, QR-Code oder GPS direkt mit dem Eintrag verknüpft, Fotoanhänge bei Schäden. Drittens Auswertung und Herausgabe: PDF-Export je Objekt und Zeitraum für den Auftraggeber, ein Auftraggeberzugang mit eingeschränkter Sicht auf das eigene Objekt, sowie ein vollständiger Datenexport für den Fall eines Anbieterwechsels. Viertens Fristen und Datenschutz: konfigurierbare Aufbewahrungs- und Löschregeln, die die dreijährige Frist aus § 21 Absatz 4 BewachV abbilden, Rollen- und Rechtekonzept, Serverstandort und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Sinnvoll ist außerdem, dass Dienstanweisung und Objektakte im selben System hinterlegt sind, damit die Wachperson beides am Objekt abrufen kann.
Rechtsangaben geprüft an den amtlichen Fassungen von § 21 und § 22 BewachV, § 17 BewachV, § 144 GewO und § 87 BetrVG auf gesetze-im-internet.de, Stand September 2026; der Beitrag ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.