Erfasst werden Daten zu Gewerbetreibenden des Bewachungsgewerbes, zu Wachpersonen und zu Personen, die mit der Leitung eines Betriebs oder einer Zweigniederlassung beauftragt sind: Name, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeiten, Meldeanschrift, Wohnorte der letzten fünf Jahre, Angaben zum Ausweisdokument, Umfang und Stand der Erlaubnis nach § 34a GewO, Sachkunde- und Unterrichtungsnachweise der Industrie- und Handelskammern sowie Datum, Art und Ergebnis der Zuverlässigkeitsüberprüfung (§ 11b Abs. 2 GewO). In Betrieb ist das Register seit Juni 2019, zunächst beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, seit Oktober 2022 beim Statistischen Bundesamt als Registerbehörde. Über die Erlaubnis und über den Einsatz einer Wachperson entscheiden die zuständigen Behörden am Betriebssitz beziehungsweise am Hauptwohnsitz der Person. Das Register ist nicht öffentlich einsehbar, Zugriff haben die für den Vollzug des § 34a GewO zuständigen Stellen.
Wer eine Wachperson beschäftigen oder jemanden mit der Leitung eines Betriebs beauftragen will, muss die Person vor Beginn der Tätigkeit über das Onlineportal des Registers anmelden (§ 16 Abs. 2 BewachV). Zur Anmeldung gehören Stammdaten, Wohnorte der letzten fünf Jahre, die beabsichtigte Tätigkeit und die Qualifikationsnachweise. Vorder- und Rückseite des Ausweisdokuments werden als Scan hochgeladen; eine dafür angefertigte Kopie ist nach dem Hochladen unverzüglich zu vernichten (§ 11b Abs. 5 GewO). Die Behörde meldet das Prüfergebnis zurück, zusammen mit der Registeridentifikationsnummer und den zulässigen Einsatzmöglichkeiten; der Gewerbetreibende hat die gemeldete Person darüber zu unterrichten. Änderungen der gemeldeten Daten sind unverzüglich mitzuteilen, spätestens 14 Tage nach Kenntnis. Die Abmeldung erfolgt sechs Wochen nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 11b Abs. 6 GewO).
Jede im Register geführte Person und jedes Bewachungsunternehmen erhält eine Bewacherregisteridentifikationsnummer. Sie enthält keine personenbezogenen Angaben (§ 11b Abs. 3 GewO) und gehört auf den Dienstausweis, den der Gewerbetreibende jeder Wachperson spätestens vor der ersten Bewachungstätigkeit ausstellt; der Ausweis führt außerdem Name der Wachperson, Name und Anschrift des Gewerbetreibenden und die Unterschriften (§ 18 Abs. 1 BewachV). Welche Einsätze zulässig sind, hängt an der Qualifikation: Für Kontrollgänge im öffentlichen Verkehrsraum, Schutz vor Ladendieben, Bewachungen im Einlassbereich gastgewerblicher Diskotheken sowie leitende Funktionen bei Asylunterkünften und zugangsgeschützten Großveranstaltungen verlangt § 34a Abs. 1a Satz 2 GewO die IHK-Sachkundeprüfung, für die übrigen Tätigkeiten genügt der Unterrichtungsnachweis. Bei diesen Einsätzen ist zusätzlich ein sichtbares Schild mit Name oder Kennnummer und Betriebsbezeichnung zu tragen (§ 18 Abs. 3 BewachV). Die Zuverlässigkeit wird regelmäßig erneut geprüft, spätestens nach fünf Jahren.
Jede Wachperson muss den Dienstausweis zusammen mit dem im Register angegebenen Ausweisdokument während des Wachdienstes mitführen und Ordnungsämtern, Polizei- oder Zollbehörden auf Verlangen vorzeigen (§ 18 Abs. 2 BewachV). Wer eine Person beschäftigt, bevor das Anmeldeverfahren abgeschlossen und die Rückmeldung der Behörde eingegangen ist, handelt ordnungswidrig; dasselbe gilt für einen fehlenden, fehlerhaften oder zu spät ausgestellten Dienstausweis. Der Bußgeldrahmen dieser Tatbestände reicht bis 3.000 Euro (§ 22 Abs. 1 BewachV in Verbindung mit § 144 Abs. 2 Nr. 1b und Abs. 4 GewO, Stand September 2026). Die Zuverlässigkeitsüberprüfung ist gebührenpflichtig und wird dem meldenden Unternehmen in Rechnung gestellt. Die Sätze legen Länder und Kommunen fest, sie unterscheiden sich regional; eine bundeseinheitliche Gebühr existiert nicht.
Für die Softwareauswahl gilt zuerst eine Einschränkung: Das Bewacherregister stellt Betrieben keine Schnittstelle für Massenmeldungen bereit, An- und Abmeldungen laufen im Portal der Registerbehörde. Software kann die Meldung vorbereiten und nachhalten. Nützlich im Alltag sind ein eigenes Feld für die Bewacher-ID je Mitarbeiter, die hinterlegte Qualifikation (Unterrichtung oder Sachkunde) samt Freigabestatus und eine Dienstplanung, die eine Zuweisung blockiert, wenn die Freigabe fehlt oder die Tätigkeit die Sachkundeprüfung verlangt. Ebenso wichtig ist eine Fristenüberwachung für die 14-Tage-Änderungsmeldung, die Abmeldung sechs Wochen nach Austritt, die Wiederholungsprüfung nach fünf Jahren und das Ablaufdatum der Ausweisdokumente. Der Dienstausweisdruck sollte die Bewacher-ID von Person und Unternehmen automatisch übernehmen. Klären Sie außerdem, ob und wie lange die Software Ausweisscans speichert: Die für den Upload angefertigte Kopie ist nach dem Hochladen unverzüglich zu vernichten.
Rechtsgrundlagen sind § 11b und § 34a der Gewerbeordnung sowie §§ 16, 18 und 22 der Bewachungsverordnung (BewachV) im Wortlaut von gesetze-im-internet.de, ergänzt um Angaben der Registerbehörde (Statistisches Bundesamt) zu Betrieb und Zuständigkeitswechsel; Stand: September 2026. Gebührensätze der Länder und Kommunen wurden nicht einzeln erhoben, sie sind bei der jeweils zuständigen Behörde zu erfragen. Dieser Eintrag ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.