Für Wachpersonal verlangt § 34a Absatz 1a Satz 1 GewO als Grundanforderung die Zuverlässigkeit und einen Unterrichtungsnachweis der IHK; die Unterrichtung dauert nach § 6 Absatz 1 BewachV mindestens 40 Unterrichtsstunden zu je 45 Minuten. Satz 2 hebt die Anforderung für fünf Tätigkeiten auf die Sachkundeprüfung an: Kontrollgänge im öffentlichen Verkehrsraum oder in Hausrechtsbereichen mit tatsächlich öffentlichem Verkehr, Schutz vor Ladendieben, Bewachungen im Einlassbereich gastgewerblicher Diskotheken, Bewachungen von Aufnahmeeinrichtungen und Gemeinschaftsunterkünften für Asylsuchende in leitender Funktion sowie Bewachungen zugangsgeschützter Großveranstaltungen in leitender Funktion. Für Gewerbetreibende und die mit der Betriebsleitung beauftragten Personen gilt § 34a Absatz 1 Satz 3 Nummer 3 GewO. Seit dem 1. Dezember 2016 reicht die Unterrichtung für eine neue Bewachungserlaubnis nicht mehr aus; vorher erteilte Erlaubnisse bleiben davon unberührt.
§ 11 BewachV gliedert die Prüfung in einen schriftlichen und einen mündlichen Teil. Der mündliche Teil soll je Prüfling etwa 15 Minuten dauern, bis zu fünf Personen können gleichzeitig geprüft werden. Eine Dauer für den schriftlichen Teil nennt die Verordnung nicht; die Prüfungsordnungen der IHKs setzen ihn regelmäßig mit 120 Minuten im Antwort-Wahl-Verfahren an und lassen zum mündlichen Teil nur zu, wer dort mindestens 50 Prozent der Punkte erreicht. Bestanden ist die Prüfung, wenn beide Teile mindestens mit ausreichend bewertet wurden; eine Wiederholung ist zulässig. Geprüft werden die sieben Sachgebiete aus § 7 BewachV in Verbindung mit Anlage 2: Recht der öffentlichen Sicherheit und Ordnung einschließlich Gewerberecht, Datenschutzrecht, Bürgerliches Gesetzbuch, Straf- und Strafverfahrensrecht mit Umgang mit Waffen, Unfallverhütungsvorschrift Wach- und Sicherungsdienste, Umgang mit Menschen einschließlich Deeskalation, Grundzüge der Sicherheitstechnik.
§ 12 BewachV stellt bestimmte Qualifikationen der Prüfung gleich: Wer einen der in § 8 Nummer 1 bis 3 BewachV genannten Nachweise besitzt, muss die Sachkundeprüfung nicht ablegen. Erfasst sind unter anderem die Fachkraft für Schutz und Sicherheit, die Servicekraft für Schutz und Sicherheit, die geprüfte Werkschutzfachkraft, die geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft sowie die Meisterabschlüsse für Schutz und Sicherheit und für Werkschutz, außerdem Laufbahnprüfungen des mittleren Polizeivollzugs-, Justizvollzugs-, waffentragenden Zoll- und Feldjägerdienstes und unter Zusatzbedingungen rechtswissenschaftliche Hochschulabschlüsse. Der bestandene Sachkundenachweis ist zeitlich unbefristet, eine gewerberechtliche Auffrischungspflicht besteht nicht. Unabhängig davon gilt die arbeitsschutzrechtliche Unterweisung nach § 4 DGUV Vorschrift 1, die mindestens jährlich stattfinden und dokumentiert werden muss. Die Prüfungsgebühr legt jede IHK selbst fest und ist bei der zuständigen Kammer zu erfragen.
Nach § 16 BewachV meldet der Gewerbetreibende jede Wachperson vor Beschäftigungsbeginn über das Register an und übermittelt dabei Art der Qualifikation, Unterrichtungszeitraum oder Datum der Sachkundeprüfung, Ausstellungsdatum, die Identifikationsnummer der ausstellenden IHK und eine Kopie des Nachweisdokuments. Änderungen sind nach § 11b Absatz 6 GewO unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Tagen zu melden; die Abmeldung erfolgt innerhalb von sechs Wochen nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Jede registrierte Person erhält eine Bewacherregisteridentifikationsnummer, die nach § 18 BewachV auf dem Bewacherausweis anzugeben ist. Ergänzend verlangt § 21 BewachV Aufzeichnungen über eingesetztes Wachpersonal und Beschäftigungszeiträume, aufzubewahren bis zum Schluss des dritten auf die Entstehung folgenden Kalenderjahres.
Für die Softwareauswahl ist entscheidend, ob das System die Qualifikation als planungsrelevante Eigenschaft führt. Prüfenswert ist, ob je Mitarbeiter Qualifikationsart (Unterrichtung oder Sachkunde), Ausstellungsdatum, ausstellende IHK samt Identifikationsnummer und die Bewacherregisteridentifikationsnummer als eigene Felder hinterlegt werden können, ob sich Objekte und Dienstarten mit der jeweils nötigen Qualifikationsstufe kennzeichnen lassen und ob die Dienstplanung beim Verplanen einer Person ohne Sachkunde auf einen sachkundepflichtigen Dienst warnt oder blockiert. Sinnvoll sind außerdem Fristerinnerungen für die 14-Tage-Änderungsmeldung und die Abmeldung nach sechs Wochen, ein Export der Meldedaten für das Registerportal, der Druck von Bewacherausweisen mit Bewacherregisteridentifikationsnummer, ein revisionsfester Auszug über eingesetztes Personal und Beschäftigungszeiträume für Behördenprüfungen sowie ein Löschkonzept, das die Aufbewahrungsfristen aus § 21 BewachV abbildet. Wer zusätzlich die jährlichen Unterweisungen nach DGUV Vorschrift 1 im selben System dokumentiert, vermeidet eine zweite Nachweisführung neben der gewerberechtlichen.
Grundlage sind § 34a und § 11b Gewerbeordnung sowie die Bewachungsverordnung (BewachV 2019, insbesondere §§ 6, 7, 8, 11, 12, 16, 18 und 21) in der über gesetze-im-internet.de abrufbaren Fassung, ergänzt um die Prüfungsordnungen der Industrie- und Handelskammern für die Angaben zu Prüfungsdauer und Bestehensgrenze; Stand der Prüfung: September 2026. Ein Sicherheitsgewerbegesetz, das § 34a GewO und die BewachV ablösen soll, befindet sich nach den zum Stand September 2026 verfügbaren Informationen weiterhin im Gesetzgebungsverfahren.